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信息化管理 提升企業(yè)竟?fàn)幜?/span>
——用友ERP成功應(yīng)用在深思電工
一、推進理由
深思電工通過用友ERP的實施,搭建了共享的企業(yè)的信息化應(yīng)用平臺,實現(xiàn)了財務(wù)與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的一體化,同時內(nèi)部管理水平進一步提升,各業(yè)務(wù)部門的工作得到顯著改善:
1)公司處于電器行業(yè),生產(chǎn)方式面向渠道生產(chǎn)模式與訂單生產(chǎn)模式的結(jié)合,對公司生產(chǎn)計劃管理要求高;
2)ERP的項目實施幫助深思電工對主體業(yè)務(wù)流程進行了梳理和優(yōu)化,并借助U8軟件系統(tǒng)及企業(yè)相關(guān)配套制度加以固化。
3)企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息實行專人集中管理,保證了其唯一性、準(zhǔn)確性、有效性。
4)完善了以銷售為源頭的內(nèi)控體系,實現(xiàn)訂單與發(fā)貨情況的跟蹤,對客戶實現(xiàn)信用額度控制,價格折扣的維護、發(fā)貨和應(yīng)收、收款環(huán)節(jié)得到控制。
5)實現(xiàn)物料計劃的自動展算,解決了以往手工計劃準(zhǔn)確性不高,效率低下的狀況。
6)建立供應(yīng)商檔案的管理,實現(xiàn)采購訂單的審批流,到貨、付款等及時跟蹤采購情況。
7)實現(xiàn)出入庫數(shù)據(jù)的參照生成,減少手工錄入的差錯;采購入庫單參照到貨前單生成,材料出庫單參照生產(chǎn)訂單生成、產(chǎn)品入庫參照生產(chǎn)訂單生成、銷售出庫單參照發(fā)貨單生成。對公司各職能部門能及時了解到庫存的狀況。
8)實現(xiàn)成本聯(lián)副產(chǎn)品核算,使公司產(chǎn)品核算更加準(zhǔn)確;
9)通過計劃管理應(yīng)用,減少了人工核算的難度,減少了計劃運算的周期,減少了公司呆滯品庫存積壓;
二、公司簡介
湖南深思電工實業(yè)有限公司,成立于1987年,現(xiàn)有員工六百余人,是一家專業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建筑高檔開關(guān)、插座、斷路器、照明支架的股份制企業(yè)。深思有著二十多年的開關(guān)電器專業(yè)制造技術(shù)經(jīng)驗,產(chǎn)品均通過中國國家強制性產(chǎn)品認(rèn)證(CCC認(rèn)證)。深思營銷網(wǎng)絡(luò)遍及全國,多個省市地區(qū)設(shè)有營銷分部,為各級代理商、消費者提供及時周到的服務(wù)。
信息化歷程
2004年開始使用新中大A3財務(wù)系統(tǒng)。
2008年9月啟動ERP系統(tǒng)項目。
2009年2月,財務(wù)供應(yīng)鏈生產(chǎn)一體化ERP項目成功上線。
2009年3月,系統(tǒng)運行正常,徹底甩開手工賬,項目順利驗收。
2016年6月,啟用成本管理,實現(xiàn)成本系統(tǒng)自動核算。
2018年10月,啟用生產(chǎn)計劃管理,系統(tǒng)自動展算采購計劃、生產(chǎn)計劃、委外計劃;
2019年5月,升級公司OA系統(tǒng);統(tǒng)一規(guī)范公司審批流程,實現(xiàn)快速審批、符合風(fēng)控要求;
三、總體應(yīng)用流程及核心應(yīng)用模塊
ERP應(yīng)用范圍
銷售風(fēng)險的控制
應(yīng)用部門:營銷部、財務(wù)部
管理難點:①開關(guān)照明行業(yè)銷售模式一般是先款后貨,原則上不允許賒銷。但可以給不同級別的客戶不同的信用額度,應(yīng)收貨款在其額度范圍內(nèi)方可允許發(fā)貨。實施U8之前,深思電工的營銷部門在發(fā)貨之前需要經(jīng)過多次查詢報表,然進行人工累加計算后與信用額度進行比較,工作量大且麻煩。遇到需要有領(lǐng)導(dǎo)特批的訂單,也只是通過電話或口頭的方式,沒有批準(zhǔn)記錄,存在一定的管理漏洞。②銷售價格一般按客戶的重要級別進行折扣處理,且不同的產(chǎn)品折扣不一致。人工模式下容易出錯,且價格方面較難控制,給企業(yè)的經(jīng)營帶來潛在風(fēng)險。
關(guān)鍵價值:通過U8的銷售管理模塊進行信用額度和價格的控制,對超信用額度的發(fā)貨建立信用審批體系。首先財務(wù)部門預(yù)置不同客戶相應(yīng)的信用額度和折扣,由系統(tǒng)自動完成信用額度的比對和控制工作,并轉(zhuǎn)移給不同的信用審批人。銷售價格也是自動獲取,且營銷部門無法更改。既提高了工作效率,又彌補了管理漏洞,從而降低了企業(yè)經(jīng)營的資金風(fēng)險。
功能模塊:銷售管理、應(yīng)收管理
實時準(zhǔn)確的庫存信息
應(yīng)用部門:物控部
管理難點:由于之前的管理不規(guī)范,員工意識不高,發(fā)生的出入庫業(yè)務(wù)都是手工記賬或者是臨時寫在物料卡片上,口頭通知就可以領(lǐng)料出庫的現(xiàn)象也時有發(fā)生,這種情況下倉庫的賬務(wù)比較混亂,實時了解庫存信息就比較困難。
關(guān)鍵價值:通過ERP系統(tǒng)的實施,深思電工實行了帳物分離管理,即庫存由專人依據(jù)各部門指令登電腦帳,只管賬,不管物,其他倉管員按系統(tǒng)打印單據(jù)收發(fā)料,只管物,不管賬。從而建立了一種相互稽核監(jiān)督的關(guān)系。因此庫存信息變的及時準(zhǔn)確,各部門也可以通過共享的業(yè)務(wù)平臺實時了解庫存信息。
功能模塊:庫存管理、存貨核算
建立標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)核算體系
應(yīng)用部門:財務(wù)部
管理難點:一方面,深思電工的生產(chǎn)用料缺乏指導(dǎo)依據(jù),都是成批按需領(lǐng)用,物料浪費現(xiàn)象比較普遍,且多領(lǐng)的物料也沒有辦理退料。另一方面,由于在塑料件的生產(chǎn)環(huán)節(jié)會產(chǎn)生水口料,且這個環(huán)節(jié)的質(zhì)量不良報廢情況也經(jīng)常出現(xiàn)。所以,財務(wù)部門在進行產(chǎn)品成本核算的時候很難確認(rèn)材料的使用狀況,財務(wù)核算比較困難。
應(yīng)用價值:通過U8產(chǎn)品的物料清單定義單位產(chǎn)品消耗定額,由系統(tǒng)自動計算每張生產(chǎn)訂單的材料需用量,倉庫部門嚴(yán)格按單發(fā)料。遇到質(zhì)量不良的情況,填寫超額領(lǐng)料單。這樣深思電工財務(wù)部就比較容易的了解每批產(chǎn)品的物料消耗,加強了對生產(chǎn)部門的考核與監(jiān)督,從而建立起標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)核算體系。
功能模塊:物料清單、生產(chǎn)訂單
建立合理的庫存計劃
應(yīng)用部門:計劃供應(yīng)部
管理難點:公司產(chǎn)品系列、規(guī)格大量增加,計劃展算時間長,計算工作量大;從EXECL分解數(shù)據(jù)后再錄入到ERP系統(tǒng),工作重復(fù),錄入耗時;緊急插單多,對計劃影響大;手工計算很難考慮物料的齊套性,容易導(dǎo)致生產(chǎn)線停工待料,對生產(chǎn)影響很大;
應(yīng)用價值:通過需求計劃運算,減輕的計劃人員工作量,計算難度,大量減輕計劃計算的時間,提高了計劃人員的工作效率;減少了呆滯料發(fā)生,提高了生產(chǎn)用料的配套率。通過梳理了計劃流程,規(guī)范了管理制度,明確了操作流程,加強了部門與部門之間的銜接、溝通與制約;規(guī)范了管理,減少隨意性,為公司實現(xiàn)“按制度管理、按流程辦事、按標(biāo)準(zhǔn)操作”打下堅定基礎(chǔ);加強了關(guān)鍵環(huán)節(jié)、薄弱環(huán)節(jié)的控制,減少了漏洞。提升管理水平及盈利能力,為實現(xiàn)企業(yè)價值最大化打下堅定基礎(chǔ),通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析,準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營中的薄弱環(huán)節(jié)。從而有的放矢的進行改進和管理;建立合理安全庫存標(biāo)準(zhǔn)、提高庫存的準(zhǔn)確性和周轉(zhuǎn)率。降低了庫存資金占用。
功能模塊:物料清單、需求規(guī)劃、采購管理、生產(chǎn)管理;
建立成本核算體系
應(yīng)用部門:計劃供應(yīng)部
管理難點:成本核算通過費用分?jǐn)偝杀居嬎汶y度大,聯(lián)副產(chǎn)品對成本影響比較大,數(shù)據(jù)分?jǐn)偀o法精確;
應(yīng)用價值:建立了成本核算體系:將相應(yīng)費用通過成本中心(沖壓、鉚合、注塑、裝配半成品、裝配成品)進行劃分,對原材料、直接人工、制造費用進行核算、分?jǐn)偅瑢ο鄳?yīng)產(chǎn)品進行成本核算。精確到料、工、費對應(yīng)的成本中心;核算相應(yīng)的聯(lián)副產(chǎn)品(水口料、磷銅邊料等),在相應(yīng)成本計算的時候,扣減相應(yīng)成品的成本,使成本核算更加準(zhǔn)確;建立了標(biāo)準(zhǔn)成本體系,可以通過標(biāo)成本與實價成本進行比較,分析當(dāng)期成本波動的原因,給生產(chǎn)管理提供參考建議;
提供報表查詢功能,如:完工產(chǎn)品匯總表、明細(xì)表,在現(xiàn)有報表不能提供情況下,利用報表開發(fā)平臺方式,在系統(tǒng)里面開發(fā)相應(yīng)報表,以供管理、考核提供依據(jù);
五、客戶證言
公司目前ERP正式上線使用,基本上取代了原有的財務(wù)軟件,各數(shù)據(jù)在試運行過程中完全準(zhǔn)確,主流程也順暢,基本達(dá)到選型的提出的目標(biāo)。ERP的實施對公司來說主要有以下幾個方面的收獲:
1、公司組織架構(gòu)的完善:通過ERP的實施,公司成立信息部門,為公司集團化管理提供了很好的思路;通過ERP系統(tǒng)設(shè)計的流程,公司對部門進行了重組,增設(shè)了一些必要的崗位,特別是對生產(chǎn)調(diào)度,生產(chǎn)計劃,物料計劃,生產(chǎn)派工等崗位進行了明確的界定,解決了公司原有職責(zé)不清,工作不暢的局面。
2、公司管理行為的規(guī)范:通過用友方的流程調(diào)研與指導(dǎo),公司在財務(wù)控制系統(tǒng),生產(chǎn)流程上作了很大的變更,簡化了公司的業(yè)務(wù)流程,加強了財務(wù)的控制功能,公司在推行ISO過程中的一些制度也通過ERP得到了很好的執(zhí)行。
3、員工管理意識的提升:作為內(nèi)地企業(yè),生產(chǎn)管理都是極為混亂的,員工外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會少,對新事物的接受程度低,不愿意改變。在ERP幾個月的實施中,經(jīng)過雙方不間斷的強化培訓(xùn)以及核心管理人員的全程參與,員工對ERP這種帶有先進管理理念的工具產(chǎn)生了認(rèn)同感,并在努力改變與適應(yīng)。
4、雖然在ERP實施中,還有一些問題沒有完全解決,但是用友提供的管理思路,為我們公司解決問題提供了很好的指導(dǎo),特別是實施方模板的方案與流程,解決問題的深度與維度,讓公司所有管理人員受益非淺。
---- 劉勝利 深思電工ERP項目經(jīng)理